Microsoft 365 востребован не только у обычных владельцев ПК, но и у многих компаний. Этот пакет содержит богатый набор офисных приложений, которые позволяют работать с текстами, презентациями и таблицами. Также в него встроены различные инструменты для совместной работы. Если купить ключ Microsoft Office 365, организации смогут обеспечить максимальную эффективность работы своих сотрудников. К сожалению, не все компании знают о таких возможностях. В результате организация рабочего процесса на многих предприятиях остаётся довольно низкой, что снижает прибыль.

Дальше мы объясним, какими преимуществами обладает Офис 365 и для чего предназначены его лучшие приложения. Также мы расскажем, как защищены данные при использовании офисного ПО. Эта информация поможет организациям решить, стоит ли купить ключ Microsoft 365. Действующие подписчики на офисный пакет смогут применять его более эффективно для решения разных задач. В том числе, они легко настроят приложения для максимальной безопасности и сохранения данных.

Преимущества Microsoft Office 365

Среди главных плюсов Microsoft Office 365 сотрудники организаций выделяют:

• облачное хранение и совместную работу;
• автоматические обновления и доступ к последним версиям приложений;
• гибкость и мобильность работы.

Когда компания оформляет подписку на Офис 365, её работники получают возможность загружать созданные офисные документы в облачное хранилище. Это позволяет не держать все файлы в компьютере. Даже если документы на ПК будут потеряны из-за сбоя, их легко восстановить из резервной копии в сети. Кроме того, к файлу в хранилище можно открыть доступ коллегам для совместной работы. Благодаря этому увеличивается скорость выполнения заданий. При необходимости сотрудники легко обменяются информацией с помощью встроенного приложения Teams. Это простое и удобное ПО.

По сравнению с другими версиями Офис, Microsoft 365 предоставляет пользователям программы с более широким функционалом. Все приложения в пакете регулярно обновляются. При этом не только улучшается безопасность софта, но и добавляются новые функции. Поэтому в программах из пакета Офис 365 можно выполнять больше операций, чем в версиях 2021 или 2019.

Поскольку Microsoft Office 365 предоставляет сотрудникам возможность работать с документами в «облаке», это открывает широкие перспективы для гибкой организации рабочего процесса. Работникам компании не нужно всё время работать из одного места. Например, они легко могут получить доступ к документам не только с компьютера в офисе организации, но и с мобильного устройства. Благодаря этому компании поддерживают высокую эффективность работы сотрудников. При наличии доступа к сети, пользователи офисных приложений могут создавать и редактировать документы даже из другого города.

Популярные приложения Microsoft Office 365

Среди приложений Microsoft Office чаще всего люди применяют:

• Word;
• Excel;
• PowerPoint;
• Outlook.

Чтобы создавать и редактировать текстовые документы любой сложности отлично подходит программа Word. В неё встроены многие инструменты, которые позволяют проверять грамматику, пунктуацию и орфографию. Также в приложение добавлен Copilot — AI от Microsoft. Искусственный интеллект полезно использовать на всех этапах создания и редактирования текстов. В том числе, он подскажет идеи для черновика, создаст краткое описание для документа, ответит на вопросы по улучшению текста. В общем, благодаря этому помощнику для Word пользователям легче создавать текстовые документы высокого качества.

Если нужно подготовить электронную таблицу, в пакете Microsoft Office 365 запускают программу Excel. Она содержит широкий набор инструментов, которые позволяют преобразовать набор данных в полезную аналитику. В этом приложении также применяется Copilot. Он быстро обрабатывает информацию и предлагает пользователям новые идеи. В последних версиях Excel упростили выполнение типовых действий. Благодаря этому сотрудники организаций быстрее завершают стандартные операции. Чтобы создавать новые базы данных, можно использовать один из множества доступных шаблонов.

Поскольку работники многих компаний часто создают презентации, среди приложений Microsoft Office им выгодно применять PowerPoint. Этот софт содержит большое количество шаблонов. Они позволяют максимально быстро подготовить презентацию высокого качества. Чтобы акцентировать внимание зрителей на определённых элементах презентации, в ней можно использовать различные анимации, 3D-объекты и многое другое. Если запустить PowerPoint на устройстве с возможностью рукописного ввода, работа со слайдами станет более удобной.

Приложение Outlook сочетает в себе функции электронной почты и календаря. Всё это объединено удобным интерфейсом, который позволяет быстро отправлять письма и следить за событиями. Все данные надёжно защищены. Приложение шифрует информацию в почтовом ящике и деактивирует небезопасные ссылки.  

Любые приложения Microsoft Office облегчают совместную работу пользователей. Им достаточно загрузить созданный документ в облачное хранилище, а потом предоставить коллегам доступ к нему.  Для этого необходимо лишь подключение к сети.

Безопасность и соблюдение нормативов

Вне зависимости от того, какую подписку на Офис 365 оформила организация, в ней будут присутствовать функции безопасности. Базовые возможности защищают:

• от фишинга;
• нежелательной почты;
• вредоносного ПО.

Если компания оформляет подписку уровня премиум, её сотрудники получают доступ к продвинутым функциям кибербезопасности. Например, к шифрованию данных и защите от потери информации.

Безопасность данных легко настроить для обычных пользователей и для администраторов. В том числе, можно указать параметры обмена файлами и условия для многофакторной проверки подлинности. Всё это значительно снижает риск, что ценная информация попадёт в руки злоумышленников.

Развёртывание и управление

Чтобы быстро настроить приложения Microsoft Office на оборудовании сотрудников, администраторы компании могут использовать средства развёртывания. Этот инструмент позволяет указать, какой софт будет применяться на выбранных устройствах.

Также у администраторов офисного пакета широкие возможности для управления данными на оборудовании сотрудников. В том числе, они легко предоставляют или закрывают доступ к различным приложениям и функциям. Работники могут запустить лишь те программы, которые нужны им для выполнения заданий. Администраторы могут легко отключить лицензию конкретного сотрудника. Если человек уволился, ему быстро закроют доступ к офисным приложениям.

Итоги

Сейчас многим организациям выгодно купить ключ Microsoft Office 365. Этот пакет содержит все необходимые приложения для создания текстов, таблиц и других офисных документов. Софт регулярно обновляется и получает новые функции. Поэтому пользователи получают максимально эффективные инструменты для выполнения поставленных перед ними задач. Управлять подпиской Microsoft 365 очень легко. Все данные надёжно защищены благодаря современной системе безопасности.