Сотрудники многих предприятий применяют офисные приложения для выполнения различных задач. Поэтому организациям нужно решить, какой офисный пакет выбрать. Сейчас им доступно несколько вариантов такого софта. Например, от Google и Microsoft. Специалисты часто рекомендуют купить ключ Microsoft Office 365, поскольку этот офисный пакет подходит для компаний любого размера. Он предоставляет пользователям все необходимые инструменты для создания и редактирования офисных документов, а также облегчает совместную работу сотрудников. Коллеги легко дают обратную связь по различным проектам. Также они могут работать над одним файлом в группе. Всё это увеличивает производительность труда и ускоряет выполнение поставленных задач.

Дальше мы опишем главные плюсы Office 365. Кроме того, мы объясним, какие приложения из офисного пакета наиболее полезны для различных организаций. Информация в статье поможет руководителям компаний понять, как подписка на Офис 365 улучшит управление бизнес-процессами. В том числе, они узнают о примерах применения офисного пакета в разных отраслях. Благодаря этому они легко решат, стоит ли им купить ключ Microsoft 365.

Преимущества Office 365

Среди главных плюсов Офис 365 специалисты выделяют:

• облачные приложения и доступность;
• совместную работу и коммуникацию;
• безопасность.

Если установить на оборудование для сотрудников офисные программы из пакета Microsoft 365, работники смогут сохранять документы в облачное хранилище. Это удобно по многим причинам. Например, даже если в работе оборудования возникнут сбои и важные файлы удалятся, их легко восстановить из хранилища. Кроме того, пользователи могут предоставить другим людям доступ к документам в «облаке», чтобы работать совместно с ними.

В Office 365 встроены инструменты, которые позволяют максимально быстро получать обратную связь от коллег по различным рабочим вопросам. Например, когда сотрудники редактируют один файл. Также в Офис 365 можно использовать Teams, чтобы обмениваться сообщениями и совершать видеозвонки.

Поскольку все документы с ценной корпоративной информацией нужно защитить от злоумышленников, в Microsoft 365 поддерживается высокий уровень безопасности. Это касается даже базовых вариантов подписки. Если компания оформит подписку уровня премиум, они получат доступ к улучшенным функциям кибербезопасности. Это позволяет надёжно защитить важные документы.

Популярные инструменты Office 365 для бизнеса

Среди приложений Офис 365, которые наиболее полезны для совместной работы, особенно выделяется Microsoft Teams. Эта программа позволяет совершать аудио и видеозвонки, отправлять мгновенные сообщения и устраивать онлайн-собрания. Она незаменима, если коллегам нужно быстро обменяться информацией. Кроме того, с помощью Teams можно проводить веб-конференции с большим количеством участников. Её нередко используют, чтобы объяснить сотрудникам их задачу и получить обратную связь.

Ещё одно важное приложение из пакета Офис 365 — SharePoint Online. Она позволяет коллегам обмениваться контентом и управлять приложениями. Через эту программу группы сотрудников создают собственные сайты, где они вместе работают над проектами. Взаимодействовать с коллегами можно не только с ПК. Чтобы подключиться к защищённой среде, можно использовать и мобильные устройства. В приложении легко настроить удобную систему оповещений. Она гарантирует, что члены одной команды всегда будут знать нужную им информацию.

Когда организации требуется безопасная служба корпоративный почты, им выгодно оформить подписку на Офис 365 с приложением Exchange Online. Microsoft гарантирует, что в почтовый ящик не попадёт вредоносное ПО и спам благодаря улучшенной фильтрации входящего контента. Пользователи не смогут отправить конфиденциальную информацию посторонним даже по ошибке. Exchange Online интегрируется с Outlook. Благодаря этому с почтой можно работать и без подключения к сети.

Помимо специализированных приложений для улучшения совместной работы сотрудников в Office 365 присутствуют все стандартные программы. То есть Excel, Word и PowerPoint. Эти приложения позволяют создавать и редактировать таблицы, тексты и презентации. Любые документы легко сохранить в облачном хранилище. В дальнейшем люди могут открыть коллегам доступ к этим файлам, чтобы вместе редактировать их. 

Управление бизнес-процессами с Office 365

Организациям разного размера выгодно подписаться на Microsoft 365, потому что этот офисный пакет позволяет выполнить автоматизацию бизнес-процессов. Для этого применяют Power Automate. В этой программе можно выбрать готовые шаблоны, чтобы автоматизировать применение софта. Это полезно в разных ситуациях. Например, чтобы автоматически отправить готовые документы на утверждение или переместить файлы сразу после их утверждения.

Чтобы организация получила как можно больше информации о применении Офис 365, некоторые её приложения позволяют создавать отчёты. Например, в Exchange Online легко подготовить отчёты о почтовом трафике, размере почтовых ящиков и других важных параметрах.

Аналитика применения Office 365 позволяет применять панель мониторинга, которая предоставляет подробные сведения о продуктах и пользователях. 

Примеры использования Office 365 в различных отраслях

Microsoft 365 успешно применяют самые разные организации. Например, учреждения здравоохранения. Офисный пакет упрощает совместную работу специалистов разного профиля, увеличивает качество удалённого обслуживания и сокращает расходу на многие рабочие процессы.

В сфере образования Офис 365 помогает создать удобную среду для обучения. Благодаря приложениям из офисного пакета ученики легко выполнят совместную работу и быстро получат обратную связь от учителя. 

Также Office 365 эффективно применяется на различных производственных предприятиях и в финансовой сфере. Он гарантирует сохранность важной конфиденциальной информации, благодаря современной системе безопасности. Некоторые приложения позволяют выполнить автоматизацию и мониторинг финансовых операций.

Как начать использовать Office 365 для своего бизнеса

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами этого офисного пакета, в первую очередь нужно купить ключ Microsoft Office 365. То есть, оформить на него подписку. Для организаций существует несколько вариантов подписки. Они отличаются ценой и функционалом.

Дальше необходимо установить приложения из офисного пакета на устройства администратора и рядовых сотрудников. После этого администратор может настроить ПО для каждого пользователя, предоставив или закрыв ему доступ к тем или иным программам. В общем, все работники получат возможность применять приложения, которые нужны для выполнения заданий.

После установки и настройки софта нередко требуется провести обучение среди персонала. Особенно, если речь идёт о приложениях специального назначения.

Заключение

Если организация хочет выполнить автоматизацию бизнес-процессы и создать для сотрудников комфортные условия для совместной работы, рекомендуется оформить подписку на Microsoft 365. Сейчас существует несколько вариантов подписки для бизнеса. Любая компания может выбрать наиболее выгодное предложение в зависимости от финансовых возможностей и необходимого функционала.