Outlook 2019: эффективное управление электронной почтой и задачами

У многих возникает необходимость в том, чтобы купить Microsoft Office 2019 ради приложения Outlook. Оно позволяет получать и отправлять сообщения, сохранять контакты и отслеживать задачи в календаре. Это удобная и простая в освоении программа.

Некоторые считают, что новый Outlook ничем не отличается от старых версий. Однако на самом деле в нём есть интересные новшества. Поэтому совершить покупку и выполнить активацию Офис 2019 выгодно не только для тех, кто ещё не пользовался Outlook, но и для владельцев более ранних версий этого приложения. Дальше мы расскажем о его наиболее интересных функциях для работы с почтой и управления календарём. Эта информация поможет потенциальным покупателям решить, насколько для них выгодно приобрести ключ Microsoft Office 2019 с приложением Outlook.

Организация почтового ящика

Чтобы эффективнее управлять почтовым ящиком, пользователям Outlook доступны функции:

создание папок для организации почтовых сообщений;
использование фильтров для автоматической обработки входящей почты;
классификация сообщений по меткам и категориям.

Если человек пользуется этим приложением достаточно давно, в нём скапливается большое количество сообщений, задач и контактов. Разобраться в них очень сложно. К счастью, после активации Офис 2019 пользователи могут готовить папки, чтобы упорядочить документы.

Создать папку в приложении очень легко.

Нужно запустить программу и кликнуть правой кнопкой мыши в её левой области. Выберите команду «Создать папку», укажите её название и нажмите Enter.

Когда в приложении накапливается много сообщений, найти среди них крайне сложно найти одно единственное. Решить эту проблему помогают встроенные фильтры Outlook.

Откройте любую папку в электронной почте, выберите группу «Найти» на ленте и кликните «Фильтр почты». Укажите в поиске, по какому параметру нужно фильтровать сообщения. Это позволит быстро получить список документов с указанными характеристиками.

Если человек решил купить Microsoft Office 2019 и ему нужно отсортировать сообщения в Outlook по важности, пользователю полезна классификация сообщений по меткам. Например, отметка «К исполнению» удобна в случаях, когда человеку нужно запомнить о необходимости выполнить какую-то задачу. После окончания дела, сообщение можно отметить как завершённое.

Эффективное использование функций электронной почты

Чтобы разделить получаемые сообщения на группы, полезно использовать функцию «Несрочные». Она выгодна для людей, которым присылают много писем. Почтовый сервер отслеживает, какие сообщения читает человек. На основании этой информации он выделяет письма с низким приоритетом и отправляет их в папку «Несрочные».

Некоторые пользователи Outlook сталкиваются с тем, что им нужно отправлять много писем с одинаковым содержанием. Подготовка каждого сообщения отнимает время. Если человек приобрёл ключ для Microsoft Office 2019, у него есть возможность автоматизировать создание одинаковых писем. Любое сообщение можно применить как шаблон. При отправлении письма пользователь легко добавит в него дополнительные сведения, если необходимо.

Иногда люди не могут ответить на сообщения в Outlook в течение некоторого времени. Например, они обычно применяют приложение для работы, но сейчас уехали в отпуск или на лечение. В такой ситуации полезно настроить автоответы. Эта функция позволяет выбрать диапазон дат, в течение которых на любые письма приложение будет автоматически отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте.

Управление задачами и календарём

Люди нередко составляют список будущих дел на бумаге. Это не очень надёжный способ. Такой список может легко потеряться и тогда его нужно будет создавать заново. Если купить Microsoft Office 2019, приложение Outlook позволит не только подготовить список задач, но и отслеживать их выполнение. Для каждой задачи можно указать дату начала, срок и важность. Эти параметры помогут лучше ориентироваться в поставленных целях и не забывать о том, когда их нужно выполнить.

Если человеку нужно настроить напоминания о делах на работе или других важных событиях, Outlook будет ему очень полезен. В это приложение легко добавить напоминания и уведомления. Они отображаются поверх других программ. Поэтому важная информация всегда находится перед лицом пользователя.

Расширенные функции и настройка Outlook 2019

Дополнительные возможности этого приложения в основном касаются интеграции с другими программами от Microsoft. Например, c Teams и OneDrive. Если человеку нужно запланировать собрание в Teams, это можно сделать из Outlook. Благодаря этому пользователи программы всегда будут знать, когда они должны пообщаться с коллегами.

Интеграция Outlook с другими приложениями облегчает обмен сообщениями и файлами, позволяет быстрее получить обратную связь. Это полезно как по работе, так и в личном общении.

Если пользователь приобрёл ключ для Microsoft Office 2019, но его не устраивает внешний вид приложения, он может настроить программу под себя. В том числе, он легко выберет организацию элементов, шрифты и другие параметры.

Некоторые боятся, что их сообщения в Outlook будут потеряны. Например, из-за взлома. К счастью, всю важную информацию можно сохранить с помощью резервного копирования. Пользователям доступно несколько вариантов. Если у человека есть учётная запись Exchange, его почта автоматически архивируется на серверы. Также письма можно сохранить на ПК, чтобы потом восстановить из резервной копии.

Заключение

Купить Microsoft Office 2019 выгодно по многим причинам. В том числе, из-за наличия в нём приложения Outlook. Это простая и удобная программа, которая позволяет совершать многие операции с сообщениями. Многим она будет полезна в профессиональной деятельности, а некоторым и в личной жизни.