Настройка программы Microsoft Access

Microsoft Access представляет собой систему управления базами данных реляционного типа со многими интегрированными функциями, входящую в пакет Microsoft Office. Область применения может быть чрезвычайно широка, начиная от небольших по объёму баз данных до среднего размера баз для предприятий. В основе Microsoft Access лежит движок файл-серверного типа для СУБД, и это накладывает ограничения на размеры создаваемых баз и количество пользователей, одновременно работающих с ними. Microsoft Access имеет в своём составе собственный скриптовый язык VBA, который позволяет в числе прочего разрабатывать оболочки для сторонних баз данных.

При организации связки Microsoft Access с MS Sql Server возможна реализация механизмов «запросов к серверу» и связанных таблиц. Всё это позволяет совместить средства разработки Microsoft Access с функционалом для управления базой данных. Рассмотрим первичные настройки программы, необходимые для начала работы.

1. После старта Microsoft Access в предлагаемом диалоговом окне необходимо осуществить выбор желаемого действия для дальнейшей работы. В зависимости от используемой версии Microsoft Access, они могут различаться. При создании базы данных с нуля необходимо осуществить выбор «пустой базы данных» и выбрать название и путь файла будущей базы в соответствующем окне.
2. Для оперативного доступа к необходимым командам сразу же рекомендуется настроить панель быстрого доступа – очень полезный инструмент, на который необходимо «вытащить» основные команды, чтобы не искать их постоянно в ленте. Панель быстрого доступа по умолчанию находится в самой верхней части окна Microsoft Access, правый клик на ней вызовет настройки. Рекомендуется использовать команды, предлагаемые в списке наиболее часто используемых, такие, как предварительный просмотр, импорт и экспорт, копирование в буфер, отмена. Также рекомендуется вывести на панель различные режимы, чтобы быстро переключаться между ними – режимы макета, таблицы, формы, SQL и т.п.
3. Также в меню настроек «Параметры Microsoft Access» необходимо настроить параметры вновь созданной текущей базы данных, в числе которых значок приложения и его заголовок, заданная форма просмотра, различные разрешения для структур таблицы, доступность макетного режима, использование персональных данных в свойствах при сохранении файла базы данных и многие другие.
4. Важным моментом является также первоначальная настройка отображения таблиц, их внешнего вида в Microsoft Access. Осуществляется из соответствующего меню в «Параметрах Microsoft Access» и предоставляет возможность выбора – как именно отображать настройки сетки, а также настроить три вида оформления сеток.
5. Настройка конструктора объектов также предоставляет возможности для подгонки условий под конкретного пользователя. Здесь необходимо выбрать (для каждого пользователя индивидуально) такие важные параметры, как размеры текстовых и числовых полей, применяемые по умолчанию, а также все необходимые виды проверок – связей для надписей, ошибок назначение клавиш, орфографии, связей между элементами и надписями и т.п.
6. Настроить ленту MS Office в соответствии с собственными предпочтениями в целях быстрого доступа к основным функциям редактирования и изменения параметров.
7. Крайне полезно будет на начальном этапе работы с Microsoft Access создать персональную форму для быстрого поиска текста в запросах, а точнее, в их содержимом. Но такая настройка уже не является общей, она требует определенных знаний программных выражений.

Настроив таким образом Microsoft Access для собственной работы, можно приступать к дальнейшим действиями по работе с базой данных и таблицами, их сохранению, связям и т.п.

Также полезно будет на первоначальном этапе воспользоваться мастером запросов для быстрого создания запросов любого вида – перекрестного, простого, с повторяющимися значениями и других. Для написания макросов настроек никаких не требуется, редактор доступен непосредственно из ленты и сразу же отображает в виде древовидной структуры полный каталог доступных макрокоманд.