Пользователи почтовых сервисов нередко сталкиваются с необходимостью отозвать отправленное письмо. Причины этого могут быть разными. Например, люди забыли приложить к сообщению какой-то файл или послали письмо неверному получателю. Также возможна ситуацию, когда в сообщении содержится устаревшая информация, которую бессмысленно посылать другому человеку. Возможность вернуть отправленное письмо предоставляют не все приложения. Outlook и Exchange — исключения. Поэтому применение этих сервисов особенно выгодно для обычных пользователей и различных организаций.
Дальше мы объясним, как отозвать письмо в Outlook и Exchange, а также объясним, при каких условиях это возможно. После прочтения статьи пользователи смогут более эффективно применять софт для отправки сообщений. Кроме того, они легко выберут себе ПО с нужными функциями. Например, решат купить Office 365.
Шаги для отзыва письма в Outlook
Чтобы отозвать отправленное сообщение в MS Outlook, достаточно выполнить пять простых действий:
- найти папку «Отправленные элементы»;
- выбрать письмо для отзыва;
- использовать функцию «Отозвать сообщение»;
- выбрать действие для отозванного письма;
- подтвердить действие.
Во всех версиях Outlook функция отзыва сообщений работает одинаково. Поэтому наша инструкция будет одинаково полезна для всех пользователей этого приложения.
Откройте программу и найдите раздел «Отправленные» (Sent Items).
Дальше необходимо выбрать «File — Info — Resend or Recall — Recall this message».
После этого действия появится возможность указать, что делать с отозванным письмом.
Например, удалить и заменить новым сообщением, или просто удалить. Если нажать Ок, будет создан запрос на отзыв любого количества писем. Позже пользователь получит известие, удалось ли отозвать письмо в Outlook. Обычно на это требуется около 30 секунд. Когда почтовый ящик получателя временно недоступен, попытки отозвать письмо будут продолжаться в течение 24 часов. После этого отсутствие результата будет отмечено как сбой. Если операция выполнена успешно, сообщение исчезнет из почтового ящика получателей.
Ограничения и условия
Перед тем, как удалить отправленное письмо в Outlook, полезно знать, при каких условиях эту процедуру нельзя выполнить. Речь идёт о ситуации:
- когда пользователь применяет веб клиент Outlook;
- почтовые ящики получателя и отправителя находятся в разных организациях Exchange;
- подключение к ящику использует протокол MAPI, POP, IMAP;
- получатель прочитал письмо;
- пользователь применяет автономный режим или кэширование;
- при работе в Exchange Online отзыв писем не разрешён на уровне тенанта.
Также отправитель не сможет удалить отправленное письмо, если получатель переместил его в другую папку.
Отзыв письма в Exchange
Если человек пользуется Exchange Online из пакета Офис 365, он может задействовать функцию отзыва сообщений на уровне тенанта. Для этого необходимо зайти в Exchange Admin Center и найти раздел «Settings — Mail flow».
Дальше важно убедиться, что в приложении задействована опция «Allow users to recall messages read by the recipients». Обычно она включена по умолчанию.
Практические рекомендации
Важно помнить, что отозвать сообщение в Outlook, можно лишь при использовании десктопной версии ПО и соблюдении ряда правил, о которых мы написали ранее. Если человек отправляет письма через браузерную версию Outlook, ему рекомендуется настроить параметры отмены отправки. Речь идёт о функции, которая позволяет отменить письмо в течение некоторого времени после отправки. Например, в ближайшие 10 секунд.
Если человек хочет отозвать письмо или изменить его содержание, рекомендуется делать это как можно быстрее после отправки сообщения. В противном случае получатель успеет прочитать письмо и его отзыв станет невозможен.
Заключение
Даже начинающие пользователи легко разберутся, как удалить отправленное письмо в Outlook. Это простая процедура, которую можно выполнить в несколько кликов. Для отзыва сообщений не требуется дополнительный софт. Эта функция позволит отправлять получателям только актуальную информацию и быстро исправлять ошибки при добавлении к сообщениям неподходящих файлов.