Чтобы создавать и редактировать документы разных типов, сотрудникам коммерческих организаций необходимы специальные офисные приложения. Сейчас им доступно несколько популярных офисных пакетов. К их числу относится G-Suite (Workspace) и Office 365. Они содержат множество полезных программ, которые подходят для работы с текстовыми документами, таблицами и другими файлами. Кроме того, с помощью инструментов из этих офисных пакетов организации легко улучшают кооперацию своих сотрудников и защищают ценные данные от злоумышленников.
Дальше мы сравним G-Suite и Office 365 по основным характеристикам, а также укажем плюсы и минусы каждого офисного пакета. Это поможет организациям подписаться на сервис с нужными функциями. После прочтения статьи пользователи легко определят, стоит ли им купить Office 365, или выгоднее применять приложения из G-Suite.
Сравнение основных компонентов
Прежде чем подписаться на офисный пакет, компаниям любого размера важно ознакомиться с ключевыми параметрами доступных сервисов. В противном случае они рискуют переплатить за ненужные функции или получат ПО без необходимых возможностей.
Выполним сравнительный анализ G-Suite и Office 365 по пяти характеристикам:
- электронная почта и календарь;
- облачное хранилище;
- офисные приложения;
- совместная работа и коммуникация;
- безопасность и управление.
Почтовые клиенты Outlook и Gmail позволяют отправлять сообщения на электронную почту. ПО от Microsoft также обладает функциями календаря и планировщика. По своим функциям эти предложения очень похожи. В них доступен импорт и экспорт контактов, автоответчики и возможность использовать сообщения в тексте писем.
Outlook отличается от Gmail тем, что в нём можно просматривать документы и выполнять проверку правописания. Преимущество Gmail в наличие функции «делегирование доступа» и «привязка своего домена». Также в нём работает автоматический переводчик для почты.
Размер почтового ящика для в этих сервисах зависит от плана подписки. Однако даже самые бюджетные варианты позволяют хранить документы как минимум на 30 Гб.
Чтобы сделать выбор между Office 365 и G-Suite, важно оценить работу их облачных хранилищ. Оба сервиса предлагают разные варианты хранения. Поэтому пользователи могут оформить подписку на оптимальных условиях. По объёму хранилища Office 365 превосходит G-Suite, поскольку при базовой подписке в «облаке» от Microsoft можно хранить до 1 Тб данных. В сервисе Google доступно лишь 30 Гб. Впрочем, если оформить более дорогую подписку, объём хранилища в G-Suite увеличится до 1 Тб.
Среди сравнить офисные приложения этих сервисов, они предлагают примерно одинаковый функционал:
- текстовые редакторы Word и Docs;
- ПО для работы с презентациями PowerPoint и Slides;
- приложения для создания таблиц Excel и Sheets;
- ПО для заметок OneNote и Keep.
Преимущество Office 365 в наличие приложений, аналогов которым нет в G-Suite. Например, Stream и Viva. MS Stream предназначен для публикации и просмотра видеозаписей. Viva — это инструмент для общения сотрудников.
Также сервис от Microsoft отличается тем, что его программы можно использовать даже без подключения к интернету. Сократятся лишь их возможности. А вот приложения из G-Suite невозможно запустить без доступа к сети.
Поскольку для организаций разного размера важен софт для совместной работы, такие приложения есть в Office 365 и G-Suite. Они называются Teams и Meet. Это удобные платформы для коммуникации. С их помощью можно проводить онлайн собрания с большим количеством участников: до 250 человек в Meet и до 1000 участников в Teams.
Кроме числа возможных участников Teams превосходит Meet и в других аспектах. Например, во время выступления докладчика пользователи могут загрузить для него презентацию с заметками. Другое преимущество — сохранение истории чата после конференции. Благодаря этому у пользователей останется доступ к данным, которые обсуждались письменно.
G-Suite и Office 365 обеспечивают хорошую защиту личных данных. Однако по сравнению с сервисом от Google, Офис 365 предлагает более эффективные инструменты против спама и вирусов, зашифрованный доступ к информации и возможность настройки многофакторной аутентификации. Поэтому в отношении безопасности преимущество Office 365 очевидно. Этот офисный пакет рекомендуется организациям, которые стремятся обеспечить максимальную защиту сотрудников и ценной информации.
Преимущества и недостатки каждого решения
Среди особенностей G-Suite важно выделить необходимость в подключении к интернету. Без доступа к сети этот сервис не работает. Хотя это выглядит как очевидный недостаток, такую особенность можно считать и преимуществом. Поскольку все создаваемые документы сохраняются в сети, пользователям гораздо легче организовать совместную работу. Им не нужно каждый раз отдельно загружать файлы в «облако», а потом предоставлять коллегам доступ к ним.
Впрочем, у Office 365 плюсов ещё больше. Этот офисный пакет обеспечивает высокий уровень безопасности, предлагает широкий выбор приложений, а также подходит для применения даже без подключения к сети. В Офис 365 встроены удобные инструменты для совместной работы. Например, SharePoint.
Выбор подходящего решения
Выбор между Office 365 и G-Suite зависит от потребностей организации. Если ей не требуются дополнительные функции из офисного пакета от Microsoft, G-Suite выглядит как очень выгодный вариант. Он гарантирует удобную коллаборацию сотрудников. Работники получат все необходимые инструменты для создания и редактирования документов разных типов. Причём они станут доступны им по невысокой цене.
Для крупных организаций, сотрудники которых часто работают с важной юридической или финансовой информацией, рекомендуется оформить подписку на Office 365. Она обеспечит лучшую защиту данных. Кроме того, в этом офисном пакете гораздо шире функционал за счёт наличия дополнительных программ.
Заключение
Офисные приложения из пакетов G-Suite и Office 365 будут очень полезны во многих организациях. Поэтому оформить подписку выгодно на любой из этих сервисов. Какой из них лучше, зависит от потребностей компании. Для небольших организаций, в которых не нужно использовать весь функционал Офис 365 рекомендуется применять приложения из G-Suite. Если компании требуется максимальная защита данных и специализированный софт, выгодно оформить подписку на Office 365.