Обзор программы Microsoft Access

Многим организациям требуется создавать и управлять базами данных (БД). Так называется текстовые файлы, таблицы и наборы данных, которые структурированы по определённому признаку. Чтобы работать с этой информацией, необходимо специальное ПО. Сейчас один из лучших вариантов таких приложений — это Access. Так называется программа из пакета MS Office, которая позволяет хранить и обрабатывать большие объёмы данных в удобном для пользователей виде.

К сожалению, не все организации знают о преимуществах, которые даёт применение Microsoft Access. Поэтому для работы с базами данных они используют менее эффективные средства. Дальше мы опишем главные функции этого ПО. Также мы расскажем о плюсах и минусах Аксес. Эта информация будет полезна пользователям, которые регулярно создают или управляют базами данных. После прочтения статьи они легко решат, выгодно ли им купить Microsoft Office

Лицензионный Microsoft Office

Назначение

Access — это удобная система управления базами данных с большим количеством инструментов для определения и обработки информации. Также она позволяет эффективно управлять бизнес-приложениями.

Microsoft Access предназначен для применения в разных отраслях. Чаще всего его используют сотрудники коммерческих организаций среднего и крупного размера. Приложение особенно востребовано у людей, работающих в отделе кадров. В общем, программа полезна в любых компаниях, где нужно управлять и анализировать большие объёмы информации.

Структура и поля

Несомненным плюсом Access является удобная структура БД. Вы можете наполнять приложение имеющимися базами. Основой структуры БД являются поля. От их свойств зависит, какие операции можно выполнять. Наполнение этих баз осуществляется путем создания записей. Простейшими базами являются текстовые и созданные в формате Excel.

Свойствами поля являются Имя, Подпись и Длина. С их помощью задаются необходимые параметры. Поля также имеют различные типы, среди которых можно выделить:

• текстовое;
• числовое;
• дата/время;
• логическое;
• денежное;
• счетчик;
• длинный текст.

В первом случае вводится только текстовая информация, во втором – только числовая. Денежное поле хранит числовое значение вместе с обозначением какой-либо валюты. Логическое поле позволяет хранить только 2 значения – например, «да» или «нет». Счетчик в основном используется для нумерации записей в БД. Длинный текст позволяет хранить информацию гораздо большего объема, недели обычное числовое поле (хранит не более 256 знаков). Поле Дата/Время может хранить соответствующую информацию.

Создание базы необходимо начинать с детальной разработки структуры таблиц. Она должна быть такой, чтобы при работе пришлось вводить меньше данных. Нужно избежать сложностей, связанных с повторение полей, имеющих одинаковое название. Выходом из положения может стать грамотная работа с уникальными полями. Это поля, значения которых не могут повторяться. Вы можете настроить их самостоятельно.

Объекты

Приложение работает с 6 видами объектов:

• таблицы;
• запросы;
• формы;
• отчеты;
• макросы;
• модули.

Таблицы – главные объекты любой БД, там находятся все данные. С помощью запросов можно упорядочить информацию, отфильтровать нужные данные, выполнить редактирование.

Формы позволяют вводить новые данные в БД и просматривать имеющиеся сведения. Отчеты представляют информацию в виде бланка или счета, который можно вывести на принтер.

Макросы становятся актуальны в случае возникновения необходимости частого повторения одних и тех же операций. Это специальный набор команд, использующихся при работе с базой. Модули представляют собой программы, созданные с помощью языка Visual Basic.

Режимы

Все работы с БД можно разделить на 2 режима: пользовательский и проектировочный. Проектировщик может создавать новые объекты, менять структуру БД, поскольку имеет на то необходимые полномочия. Он может работать со всеми элементами базы.

Пользователь имеет ограниченные права. Эти люди могут добавлять новые элементы в базу, однако лишены возможности решать более серьезные задачи, связанные со структурой БД.

Таблицы

Для создания таблицы вы можете выбрать несколько вариантов. Это режим таблицы, позволяющий воспользоваться имеющейся заготовкой. Режим конструктора подойдет для профессионалов, которые хорошо разобрались в этом вопросе.

Можно воспользоваться программой «Мастер таблиц», что придет к ускорению процесса. «Импорт таблицы» подойдет для импорта уже готовой базы, которая работает в другой системе.

«Связь с таблицами» – вариант, который становится актуален при невозможности выполнить полностью импорт БД, но необходимость подключения к другой базе присутствует.

При работе с таблицами можно пользоваться стандартными методами управления, которые вы применяете для работы с другими приложениями Office. Навыки работы с Word и Excel пригодятся и здесь.

Важный нюанс

Нужно учесть один важный момент: Access производит изменения в режиме реального времени. Каждое ваше действие приводит к сохранению информации. Здесь нельзя делать эксперименты. Однако СУБД обеспечивает высокий уровень безопасности и надежности.

Плюсы и минусы

Среди преимуществ этой системы управления базами данных, часто называют:

• удобный и простой интерфейс;
• интеграцию с продуктами Офис;
• совместимость с разными базами данных;
• большое хранилище для загрузки информации;
• удобный импорт данных;
• доступность;
• возможность удалённого доступа.

Установка Microsoft Access занимает лишь несколько минут. После запуска приложения пользователи легко разберутся в его интерфейсе. Они быстро соберут и применят информацию с помощью этого ПО.

Почти любые базы данных, которые совместимы с Виндовс, можно использовать в Аксес.

Импорт информации в программе выполняется за несколько секунд. Быстро можно создать и резервную копию данных.

По сравнению с более сложными приложениями, Microsoft Access доступен пользователям на выгодных условиях. При его заказе вместе с пакетом Офис, покупатели получают программу практически бесплатно.

Важно помнить, что в Аксес существует ограничение на размер баз данных. Кроме того, при работе с большими файлами скорость приложения снижается. Не рекомендуется пересылать информацию из этой программы между разными версиями Виндовс. Это может привести к повреждению файлов. Несмотря на эти недостатки, Access остаётся самым доступным и удобным инструментом для выполнения разных операций с базами данных. Поэтому мы рекомендуем её для всех организаций, в которых нужно проверять и управлять большими объёмами информации.