Подписка на офисный пакет Office 365 предоставляет пользователям широкие возможности для совместной работы. Они могут создавать и редактировать документы в больших группах. Однако это создаёт и определённые трудности. Когда многие сотрудники могут изменить файлы, их коллегам зачастую сложно отслеживать все правки. В результате требуется большое количество времени, чтобы ознакомиться со всеми изменениями и учесть их в работе. К счастью, эту проблему легко решить с помощью оповещений. Их настройка предупреждает пользователей о любых изменениях файлов и папок.

Дальше мы подробно объясним, в каких ситуациях полезно настроить оповещения для приложений Офис 365. Также мы расскажем, как выполнить эту процедуру. В из статьи пользователи Microsoft 365 узнают, как максимально эффективно применять оповещения в программах офисного пакета. Эта информация будет полезна всем подписчикам на ПО от Майкрософт и тем, кто только собирается купить ключ Microsoft 365. После установки офисного софта они легко настроят в нём оповещения для нужных папок и документов.

Почему оповещения важны

Эффективность работы сотрудников любой организации во многом зависит от того, насколько быстро они получают необходимую информацию. Поэтому среди приложений Microsoft 365 многие организации применяют SharePoint. Этот программный продукт позволяет коллегам более эффективно взаимодействовать во время выполнения заданий. С его помощью создают внутрикорпоративные порталы для коммуникации сотрудников и хранения информации. Через SharePoint работники организаций могут легко запустить нужное приложение или открыть подходящий файл.

Основные функции этого ПО:

• создание единой среды для работы с документами;
• организация удобной связи между коллегами;
• упрощение документооборота.

Хотя SharePoint — это полезный инструмент для любой компании, его важно правильно использовать. В том числе, это касается донесения информации по сотрудников. Если во время работы над определённым проектом коллеги сотрудника изменили документы или папки, он должен узнать об этом как можно быстрее. Чтобы этого добиться, достаточно настроить оповещения для SharePoint. Они позволяют отслеживать разные аспекты совместной работы:

• действия членов команды;
• изменения в проектах;
• соблюдение нормативных требований.

Кроме того, благодаря оповещениям позволяют очень быстро обмениваться важной информацией.

Как включить оповещения

Чтобы выполнить настройку оповещений, в первую очередь зайдите в SharePoint. Потом откройте нужный корпоративный сайт или библиотеку документов. Кликните по кнопке Alert Me (значок колокольчика). Откроется меню, в котором необходимо выбрать «Установить оповещение на эту библиотеку или список». Дальше появится ещё одно окно, в котором можно указать точные параметры оповещений:

• периодичность;
• условия;
• название.

После выбора оптимальных настроек кликните «Сохранить».

Как настроить пользовательские оповещения

Чтобы пользовательские оповещения принесли максимальную пользу, необходимо правильно настроить их критерии. В первую очередь убедитесь, что вы зашли в SharePointна нужный сайт  или открыли подходящий список. Кликните «Настройки — Оповещать». Выберите «Установить оповещения для этого списка» и укажите описание и параметры оповещений. 

Уведомления касаются самых разных событий. Поэтому пользователи могут оперативно узнавать не только об изменения в документах, но также о действиях своих коллег. Даже сотрудники с интенсивным режимом работы вовремя получают предупреждения о важных событиях. Это поможет им оперативно реагировать на любые изменения.

Важные аспекты оповещений

Когда пользователи настраивают параметры уведомлений, они могут указать периодичность сообщений. Это один из главных моментов. От того, насколько часто сотрудник получает предупреждения, во многом зависит эффективность выполнения заданий. 

Для параметра периодичности можно выбрать мгновенные, ежедневные или еженедельные оповещения. Какой из этих вариантов лучше подходит для пользователя, зависит от конкретной ситуации. Например, если изменения происходят часто, важно узнавать о них как можно быстрее. Когда в проект редко вносятся изменения, оповещения не обязательно получать каждый день. Достаточно и еженедельных напоминаний.

Также рекомендуется настроить частоту оповещений в зависимости от загруженности конкретного сотрудника. Если ему нужно выполнить большой объём работ, постоянные уведомления будут только отвлекать его. В такой ситуации выгодно выбрать ежедневные оповещения.

Ещё один важный аспект настройки уведомлений — это список пользователей, которые будут их получать. По умолчанию, в SharePoint оповещения получают все сотрудники с доступом к выбранному документу. Однако ПО можно настроить так, чтобы сообщения получали отдельные люди. Например, правильно подготовленные пользовательские оповещения гарантируют, что каждый сотрудник будет получать предупреждения лишь о тех изменения, которые касаются его задачи.

Преимущества настройки оповещений

Если добавить оповещения для определённых проектов или документов, это значительно упростит работу сотрудников организации. Предупреждения могут быть связаны с разными событиями:

• с добавлением или изменением документов;
• изменением прав доступа;
• удалением файлов. 

Когда сотрудники своевременно узнают о этих событиях, они выполняют управление документами более эффективно.

У функции оповещений очень большой выбор настроек. Поэтому в ней легко указать, о каких событиях ПО будет предупреждать сотрудников и как часто. Предупреждения можно быстро удалить. Это позволяет поддерживать оптимальное количество оповещений, когда они предоставляют полезную информацию, но не отвлекают от работы.

Завершение

Если купить ключ Microsoft Office 365, у пользователей появится возможность настраивать предупреждения о различных событиях. Это очень удобная функция для организации рабочего процесса. Благодаря оповещениями сотрудники компании всегда остаются в курсе появления новых документов или изменения старых. Они хорошо понимают, как продвигается проект, и что им нужно делать. Гибкие настройки оповещений позволяют получать их с оптимальной периодичностью. Пользователям своевременно сообщают информацию, но только необходимую им для работы.