Программа 1С:Документооборот

Ежегодно любая компания или предприятие выпускает огромное количество официальных бумаг. Начиная с накладных, и заканчивая приказами. Все они должны иметь дату, номер и регистрироваться в базе. Чтобы упростить и ускорить процесс, необходимо иметь под рукой удобные инструменты управления. Для этих задачи выпустили «1С:Документооборот». Программа направлена на упрощение работы отделов, составляющих, обрабатывающих и хранящих документацию, руководителей.

Программа, разработанная «1С» представляет собой ECM, то есть, систему корпоративного контент-менеджемента, средства которой создавались под отечественные условия работы и законодательную базу. Этим она выгодно отличается от зарубежных аналогов. Управление бизнес-процессом и совместная работа значительно упрощаются. Появляется регламентирование управления и усиливается его эффективность.

Версии и функционал

Выпускается это ПО в нескольких вариантах:

Проф – малый, средний бизнес и бюджетники с простой оргструктурой;

Корп – корпорациям, холдингам, крупным компаниям, имеющим сложную структуру.

Разберёмся, что же умеет эта программа. Если вам нужно работать с договорами, то функционал позволит их готовить по различным шаблонам, использовать автозаполнение форм, быстро регистрировать и согласовывать, продлевать, контролировать передачу и возврат, анализировать договорную работу.

Поддерживается использование цифровых подписей, сканирование и штрихкоды. Есть средства архивного хранения и поиска по базе. Имеется контроль корреспонденции, исполнения, возможность учёта ОРД.

Для управления процессами тоже есть всё необходимое, начиная с аналитики, мониторинга, иерархии, и заканчивая проверкой сроков. Работа с шаблонами существенно ускорят многие процедуры.

Встроенный email-клиент умеет привязывать письма к документам, хранит истории вашей переписки, автоматически обрабатывает входящие и позволяет устанавливать задачи, связанные с обработкой почты. Есть адресная книга с фотографиями контактов. Удобно реализованы поисковые средства. Функция отзыва и перенаправления письма также будет полезна.

По проектному учёту/контролю выполнения:

Учёт данных в разрезе конкретных проектов, планирование задач, проверка их исполнения и отчётность;

Поддержка MS-Project;

Контрольные точки;

Диаграмма Ганта;

Трудозатраты.

Не менее важен следующий пункт, касающийся рабочего времени. Используя возможности «1С», ответственные лицам смогут составлять календари (общие и индивидуальные), проверять отсутствие людей на рабочих местах, передавать полномочия от одного сотрудника другому, вести хронометраж, анализируя по каждому виду деятельности результаты. Попутно формируются отчётные бумаги для начальства и проверяющих лиц.

А ещё ПО может интегрироваться с любыми решениями СВД и ЭДО, «1С Предприятие». Поддержка синхронизации и возможности строить системы с территориальным распределением.

Средства для совместной работы, включая подготовку любых мероприятий, бронирование, протокольный контроль и даже обсуждение на внутреннем форуме.

Часто во время работы на предприятии бумаги теряются, дублируются, что приводит к неразберихе. Чтобы её не возникало, используются подобные программные средства, помогающие упорядочить электронные бланки.

Варианты доступа

Ещё одна полезная особенность – доступность с разных устройств:

Клиент для смартфонов;

Удобная программа на планшетные компьютеры;

Веб-клиент для браузеров;

Средства удаленной работы. Вы не привязаны к кабинету;

Поддерживаются различные версии операционной системы Windows, возможна установка на iPAD.

Поставить программу и подключить к ней базу должен специалист компании-продавца. Использование нелицензионных версий приведёт к штрафам при первой же плановой проверке.

Процедура настройки, выбор опций под индивидуальные требования клиентов и отключение ненужных функций выполняются быстро. Разобраться легко, а если что-то непонятно даже с инструкцией, дополнительная информация есть на официальном сайте.